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浅谈如何做好建设项目合同管理
[作者:刘忠秀 转贴自:《四川档案》 发布时间:2017-06-01 09:22:21  点击数量:456]

  在项目档案验收中,对合同文件的审查是验收时的重点审查内容。但是,一个值得注意的倾向是,有相当多的合同存在不同程度的瑕疵,这些瑕疵甚至可能会导致合同文件无效,进而导致项目档案验收活动难以顺利进行。因此,对合同中存在的问题,应当引起建设项目主管单位的重视,以保证项目档案验收的顺利完成。

  一、项目档案验收规范对建设项目合同管理的要求

  在国家档案局发布的《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T28-2002)中,对建设项目的合同设置了专门条款,规定了不同情况下对编制竣工图的合同要求,如“建设项目中各方应以合同形式约定竣工图编制和提交的责任;可在施工合同或设计合同中明确。也可单独签订竣工图编制合同。”

  但是在建设工程实际实施过程中,很少有建设单位在合同中对编制竣工图提出明确要求,其不利结果是,当项目档案验收时发现了竣工图的问题,由于没有在合同中明确规定对编制竣工图的质量要求及违约责任,导致竣工图的整改难以到位。

  再如虽然《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》规定:“监理合同中应明确监理单位对竣工文件审核和向建设单位提交监理档案的责任。”但是,即使是在签订的比较完整的监理合同中,很少有明确其审核及提交监理档案的条款。那么很多情况下,监理工程师并不去关心监理合同的内容,对竣工图的真实完整情况不做任何的跟踪,就在竣工图章中签字。

  二、项目验收中合同存在的常见问题及可能导致的后果

  在项目档案验收中发现,合同常见的问题及可能导致的后果有:

  (一)合同内容与建设项目的批复内容不一致

  建设项目的批复,对建设内容做出了具体规定,包括对设备的产地、技术性能及指标、采购方式(是否招标)等都会做出具体规定。但是在项目档案验收时审查合同内容时经常发现,建设单位往往会以各种理由在合同中对批复的建设内容进行变更,而更多情况下,对这种变更却没有及时向上级主管部门报备。如果在进行项目档案验收时,就可能导致难以得到验收专家的认可的情况。

  (二)合同内容与中标通知书的内容不一致

  招投标是建设项目管理的主要内容,按照招投标的相关规定,在发出中标通知书后,招投标活动就告一段落,进入到设计、施工或设备采购阶段。按照相关招投标法律法规的规定,在发出中标通知书的规定时间(一般是在发出中标通知书的30天)内,应该与第一中标人完成合同的签订;但是,在项目档案验收中经常发现,签订合同的时间会超过法定时间,甚至是几个月,这在实际意义上已经导致合同无效。因此,按照招投标法律法规及时签署合同,是保证合同合法效力的首要条件。

  (三)合同的签约单位的资质不符合要求

  按照规定,合同的签约单位应当具有相关资质。如有关部门规定,在进行安全评估、职业卫生健康评估时,评估机构应当具备乙级或者甲级资质,或者具备承担相关建设项目的招标资质。在项目档案验收中往往发现,签约单位的资质与规定不符是经常出现的。比如规定应当与具有甲级资质的评估机构签订评价合同却与只有乙级资质的评估机构签约;招标机构只具备土木工程的招标资质却与其签订了机电工程项目招标合同等等。

  另外,按照规定,应当与中标通知书的中标单位签订合同,但是,有时候会发现签约单位不是中标通知书中的单位,而是加个如“xxx公司xxx分公司”的后缀,严格说起来,等于是中标单位私自修改了合同签约人,这是违反招标规定的行为。

  (四)合同的条款不符合《合同法》的规定

  在项目档案验收中发现,建设单位不按《合同法》的规定签署合同的现象也比较普遍,如合同中不填写签约时间,不盖骑缝章,或者以商定合同内容的时间代替合同签约时间等等,如果出现合同纠纷,按照我国的《民法通则》的规定,依法提起诉讼的时间为2年;如果合同中没有签署时间,意味着该合同未生效或永远有效,可能会给建设单位依法维权带来不良后果。

  (五)合同的内容与实施内容不一致

  按双方约定产生的合同,合同双方都应当予以全面履行,对于建设单位来说,主要是按时支付价款、监督合同履行,对于另一方来说,是要按合同约定全面执行合同内容。但是,有时候也会产生承制方或施工方不全面履行合同的情况。如某建设项目进行过程中,设备的承制方没有提供按照合同约定具有高温状态的设备,其理由居然是甲方不需要使用这么高的温度段,其提供的设备温度已经可以满足甲方需求;这可能导致在项目档案验收或竣工验收时,专家对合同的实施情况提出质疑,严重时可能会给出没有按批复完成建设内容的意见。

  当然,在项目档案验收中发现的合同所存在的问题不止这些,而这些问题可能导致的后果是比较严重的,或者是要求建设单位予以整改(造成延迟建设周期、增加费用支出的后果),严重时导致不能通过项目档案验收,直接影响项目竣工验收。

  三、以《合同法》为依据做好建设项目合同管理

  通过以上对目前建设项目存在的合同管理的问题的探讨,可以看出合同在建设项目中的重要性,因此,做好合同管理就是建设单位的“必修课”而不是“选修课”,结合我们在项目档案验收的经验,改进建设项目合同管理,可以从以下方面入手:

  (一)掌握建设项目中相关规定对合同管理的要求

  严格按照《合同法》、招投标法律法规及建设项目竣工验收等方面对合同的要求,做好建设项目的合同管理,了解和掌握建设项目中的合同情况及对合同的相关规定,是实现建设项目规范化管理的前提。

  如《国防科技工业固定资产投资项目档案工作管理办法》的第十条规定:“建设单位在制定招标文件、与参建单位签订合同(协议)时,应设立专门条款,明确相关单位的项目档案管理职责及项目文件的形成、归档职责、归档范围、质量要求、整理标准、归档套数、归档时间及违约责任。”其第十一条则规定:“建设单位在支付合同款前,应审查参建单位的项目文件归档情况,对于未按合同(协议)要求提供项目档案(文件材料)的,暂停或不予支付。”

  在《国家电子政务工程建设项目档案管理暂行办法》的第十一条规定:“电子政务项目文件材料的收集、整理、归档应与项目建设进程同步实施。实施机构在项目建设初期通过制定归档制度、业务规范、合同条款、开展培训、交底等方式,对文件的收集、整理、归档提出明确要求;在项目建设过程中,结合项目进程,对电子政务项目文件的收集、整理情况进行检查;单项工程验收、合同验收时,应同步进行档案验收。”

  (二)加强对《合同法》《招投标法》等法律法规的学习

  在进行项目档案验收过程中,经常会遇到建设单位负责项目的部门解释,是由于自己对关于合同的相关规定不了解造成的合同管理疏忽。因此,加强对与合同管理相关的法律法规的学习,是避免出现合同违规的主要方法。建设单位在加强项目管理的同时,应当组织相关部门人员学习相关的法律法规,如《合同法》《招投标法》等,可以及时发现与纠正所签订的合同不符合法律法规及相关部门规定的内容,从源头把关。

  (三)建设单位应当根据自己的工作性质制定合同管理制度

  建设单位应当按照自己的工作性质、建设项目特点等,制定本单位的合同管理制度。这些合同管理制度应当对相关细节做出规定,如在签订设计合同时,可以对设计院在编制报审图、施工图以及竣工图提出要求,如提出设计院在进行设计变更时,应当对本单位的建设项目的设计变更单进行连续编号,以便跟踪设计变更情况;或者规定在编制竣工图时,是执行国家标准、行业标准还是地方标准,以保证竣工图的编制工作符合要求。

  按照我国《合同法》第十二条的规定,合同一般包括以下条款:(一)当事人的名称或者姓名和住所;(二)标的;(三)数量;(四)质量;(五)价款或者报酬;(六)履行期限、地点和方式;(七)违约责任;(八)解决争议的方法。

  建设单位在签订建设项目合同时,可以按照合同法的相关规定及建设项目主管部门的要求对合同内容进行审核,重点是签约主体的资质、标的(技术性能指标等)、生效时间等方面,可以有效避免所签订的合同出现不符合要求的现象。

  (四)建设单位的档案管理部门应当加强合同收集管理力度

  作为建设单位的档案管理部门,应当加大合同归档时的审查力度,如发现归档的合同中存在瑕疵时,应当及时报告档案管理部门主管领导,对合同中存在的问题及时进行纠正;如果等到项目档案验收时,可能很多的合同就难以纠正了。(作者单位:中国核工业集团公司档案馆)

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