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“档案”不是“档暗” ——浅谈机关档案之收、管、用
[作者:广安市档案局 转贴自:原创 发布时间:2012-02-23 11:18:45  点击数量:4115]

 

        关于“档案”的定义,因出发点和角度不同,目前国内外已有上百种解释。根据多年的机关档案工作经历,我认为:机关档案是由法人和自然人在机关活动中产生的各种门类、各种载体的原始物介,是系统、完整记录和再现机关历史的凭证。做好机关档案工作必须要意识强、收集齐、管护严、利用广。
 
意识不暗淡
        档案意识是主观上对档案和档案工作的了解程度和认知水平,直接影响档案工作有效性。封建时代档案意识薄弱、随意性大,最典型的事例就是秦始皇的“焚书”,没有将档案作为一个国家、一个民族的宝贵历史财富来珍视。建国后,党和国家非常重视档案工作,大凡从事档案工作的人都要严格政审。当今,对档案工作的认识有新高度,1987年《中华人民共和国档案法》正式颁布实施,各地还出台了《档案法实施办法》,为依法治档、增强全社会档案意识、有效保护和开发利用档案资源提供了法律保障。市人大常委会重视档案工作。常委会主任余仪亲临档案室检查指导档案工作,要求达到档案规范化管理最高标准;常委会秘书长刘习飞亲自抓档案工作,主持修订和完善了档案工作各项制度,切实加强了档案工作管理,但机关档案工作还存在上“重”下“轻”现象,尤其是一些文字起草的承办人员,对签字稿的重视程度不够,随意涂改签字稿,任意丢弃签字稿和存签字稿的现象时有发生,这需要进一步加强档案意识的培养。
 
收集不暗藏
    
        档案收集是管理工作的前提和基础。对人大机关而言,因常委会组织机构的层次性和人大工作的多样性,档案收集必须坚持“以我为主、宁多勿漏”原则,有针对性地广泛收集。常委会、专委会履职行权时召开会议、开展检查、进行调研、提出建议意见的各种材料是档案,常委会、专委会领导外出参会、授课、参加重大活动的各种材料也是档案;人代工委产生的人事任免材料、人大代表名册、代表意见建议批评是档案,研究室形成的刊物、论文、调研报告是档案,办公室形成的综合性、事务性各类文件材料也是档案。从档案室存现状看,颇多缺漏,反映常委会活动的档案多,反映专委会活动的档案少;室存组织名义的档案多,个人名义少;一般性档案多,专门档案相对较少;纸质档案多,其他载体档案少。缘此,档案工作人员要克服收集盲点,把散存于各个办公室和个人手中的档案资料收集齐全、统一保管防止出现“小金库”现象。
 
管护不暗然
 
        2008年西藏3·14暴乱发生后,国家档案局向社会公布了自元代以来中央政府向西藏官员授予职位、封号,在西藏设置官职、机构,对西藏实行行政管理的官方文书的历史档案15件,以无可辩驳的史实向世人证实西藏自古就是中国的一部分!虽经历700多年的风雨,公布的档案依然光鲜如新。可见,维护档案的完整与安全, 是档案存史资政的重要环节。市人大机关档案室从四个方面加强了档案的管护工作。一是硬件建设到位,配有档案密集架、消防器材、空调机、除湿机、防磁柜、温湿度计、避光窗帘、消毒杀虫设备。二是制度建设到位。建立了人员出入管理制度、档案出入管理制度、档案使用维护制度等;三是档案整理到位,科学编号,分类上架,并制作了档案存放示意图;四是日常管护到位,定期进行安全检查、温湿度调控、消毒灭虫、清扫保洁。
 
利用不暗室
 
       机关档案承载着机关的历史,能将人大过去模糊的历史影像定格为真切的画面,个别细碎的历史片段再现为完整的全貌,杂陈零散的历史本质还原为有机的规律。其价值魅力就在于“有用”,没有了利用价值,档案便是“一堆故纸”。市人大机关重视档案开发利用,服务于人大各项工作,现编有《人大常委会制度汇编》、《广安人大》、《为了人民的嘱托》、《探索前进的广安人大》、《广安人大志》以及历年的《大事记》等10多种编研资料;开设了档案阅览室、陈列室,编制了检索工具,做好借阅登记。然而,机关档案的利用还存在局限性:范围不广,仅限于机关内部使用;方式单一,直接查阅原件;效果不明显,参与社会公益服务少。下一步将着力形成文件、档案和信息“三位一体”交互发展的档案工作格局,通过现代网络管理,以发挥机关档案更大的作用。         (作者:市人大常委会办公室 朱筱泓)

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